研討會是專門針對某一行業領域或某一具體討論主題在集中場地進行研究、討論交流的會議。它對于制定政策、發展戰略、方法措施都有巨大作用。
主辦方會根據本次研討會所針對的領域或主題來選擇邀請媒體的類型。媒體接受邀請后，主辦方需要在研討會現場給予媒體相應的配合，保障媒體工作的順利進行，也是保證宣傳效果的最大實現。
那么，研討會主辦方具體應該在哪些方面多加注意呢？
一、提前安排媒體區
行業技術性研討會的規模通常在50-200人間，也有20-50人的小規模研討會，通常小于50人的研討會將采取圓桌式，便于公平交流。媒體區應該根據研討會的坐席規劃來安排，通常安排在坐席的偏后位置，便于攝像架設機器進行拍攝。如果是圓桌式坐席，則應在會議室靠墻處為媒體預設座椅。
二、安排專門人員負責媒體簽到
研討會現場應設有媒體簽到臺，并安排專門的工作人員負責媒體簽到和接待。媒體簽到和其他參會人員簽到應該分開。
三、重要環節配合媒體拍攝節奏
研討會應滿足不同觀點意見的參與者演講發言，會安排多個參與者演講發言。通常媒體會拍攝每一個演講人的發言鏡頭。研討會上如果有簽約儀式、啟動儀式、合影留念等環節，主持人需要及時對臺上參與這些環節的參會人員進行引導，保證呈現到鏡頭中的畫面美觀，同時確保攝影、攝像能夠完整、清晰地捕捉到影像。
四、媒體采訪
如果需要對參會的領導、專家進行采訪，主辦方需要和媒體溝通好，并安排好采訪區，由工作人員引導媒體記者和受訪人前往采訪區采訪。 |
